Kustannusten optimointi saa hämmästyttävän usein ihmisten niskakarvat pörhölleen – varsinkin, kun siitä puhutaan samassa yhteydessä työntekijöiden hyvinvoinnin kanssa. Aivan suotta! Työntekijöiden hyvinvointi ja sen myötä tuottavuus eivät nimittäin lisäänny yhtään enempää, jos tuhlaat toisarvoiseen.
Helpoin ja yleisin tapa panostaa työntekijöiden hyvinvointiin on tarjota verottajan tukemia henkilöstöetuja, kuten lounas-, hyvinvointi-, työmatka- sekä liikunta- ja kulttuurietua. Henkilöstöedut myös usein haukkaavat suurimman palan yrityksen hyvinvointibudjetista, joten sen käytössä kannattaa olla tarkkana.
Henkilöstöetujen maksuvälineen valinta ratkaisee paljon. Äkkiseltään samanlaisilta vaikuttavissa korttien, setelien ja mobiilisovellusten tarjoajissa on kuitenkin isoja eroja, jotka vaikuttavat etenkin siihen, mistä lopulta tulet maksaneeksi.
Listaan seuraavaksi neljä miinaa, joihin kannattaa varoa astumasta henkilöstöetujen rintamalla.
1. Etu ei päädy työntekijäsi omaan käyttöön
Usein nähty tilanne: seurue tilaa ravintolassa laskun ja kaivaa esiin nipun lounareita. Verottaja määrää, että lounarit ovat vain edunsaajan henkilökohtaiseen käyttöön, mutta käytännössä sääntöjä useammin rikotaan kuin noudatetaan.
On harvinaista, että ravintola tarkastaisi setelin käyttäjän henkilöllisyyttä tai kieltäytyisi vastaanottamasta useampaa kuin yhtä seteliä kerralla. Valvonnan lepsuus ja vaikeus aiheuttavat sen, että seteleitä jaellaan eteenpäin ja jopa kaupataan nettikirppiksillä.
Työnantajan alkuperäinen tarkoitus oli kannustaa työntekijää syömään päivittäin monipuolinen lounas hyvässä seurassa ja saada energiaa työpäivään. Miten meni omasta mielestä?
Ratkaisu: Jos et halua rahoittaa satunnaisten ihmisten hyvinvointia, valitse henkilöstöetujen maksuväline, joka on henkilökohtainen ja jonka käytöstä saat tietoa. Samalla saat mahdollisuudet arvioida, miten henkilöstöetuihin investoiminen vaikuttaa työhyvinvointiin, esimerkiksi sairauspoissaoloihin.
2. Tuet toisen yrityksen työntekijöiden hyvinvointia
Kerran jaettuja seteleitä tai korttisaldoja ei saa kerättyä työntekijältä pois, vaikka hän vaihtaisi työpaikkaa. On tietysti oma valintasi, haluatko antaa entiselle, ehkä kuuden kuukauden määräaikaiselle työntekijälle kaksi vuotta voimassa olevan läksiäislahjan.
Kannattaa kuitenkin huomioida, että turha kustannus voi olla merkittävä varsinkin, jos yrityksessä on paljon vaihtuvia työsuhteita.
Ratkaisu: Varmista, että maksuväline on helppo aktivoida työsuhteen ajalle. Näin aloittavat työntekijät saavat edut käyttöönsä heti ja vastaavasti etu lakkaa työsuhteen päättyessä.
3. Raha katoaa etuviidakkoon ja raskaaseen hallinnointiin
Fyysisten maksuvälineiden, kuten setelien, korttien ja niiden tapaan toimivien sovellusten hallinnointi vie paljon aikaa. Pitää koota listat työntekijöistä ja määritellä jokaiselle eri etujen arvot, tilata maksuvälineet, toivoa että Posti toimittaa, jaella maksuvälineet työntekijöille, tilata uusia hukkuneiden tilalle…ja niin edelleen.
Tämän maksuvälineiden hallinnoinnin lisäksi tulee vielä palkkahallinnon työ, jos käytössä on omavastuuosuudet. Ilman fiksua ratkaisua palkkahallinto joutuu tekemään omavastuiden pidätykset. Joka kuukausi. Jokaisesta edusta. Työntekijä kerrallaan.
Systeemin pyörittämiseen käytetyt työtunnit eivät ole ilmaisia. Muista huomioida niiden hinta, kun lasket henkilöstöetujen kokonaiskustannuksia.
Ratkaisu: Unohda fyysiset maksuvälineet ja paljon hallinnointia vaativat sovellukset. Ne ovat vanhanaikaisia tuotteita, joille on fiksumpia vaihtoehtoja. Valitse ratkaisu, jossa työntekijät voivat maksaa omavastuuosuudet kuormittamatta palkkahallintoa ja kaikki edut toimivat helposti yhdellä ja samalla maksuvälineellä.
4. Maksat myös käyttämättömästä edusta
Monet henkilöstöedut toimivat prepaid-periaatteella: edut maksetaan tilaushetkellä ja ne ovat voimassa tietyn ajan, jonka jälkeen käyttämätön raha jää maksuvälineen myyjälle.
Käytäntöä voi verrata tilanteeseen, jossa maksaisit luottokorttilaskun etukäteen koko luottosumman osalta – tietämättä, tuletko käyttämään rahoja. Jos et käyttäisi, jäisivät rahat luottoyhtiön taskuun. Ja vaikka käyttäisitkin, onko järkevää sitoa pääomaa rutkasti etukäteen?
Ratkaisu: Valitse maksuväline, josta maksetaan todellisen käytön mukaan ja kulut jakautuvat tasaisesti. Näin et tuhlaa hävikkiin tai suotta sido pääomaa. Investointi kohdentuu henkilöstösi hyvinvointiin eikä maksuvälinetoimittajan katteeseen.
Hyvinvointi ei lisäänny, jos heität rahaa ikkunasta
Kustannustietoinen ajattelu ja työntekijöiden hyvinvoinnin priorisointi eivät ole millään tavalla ristiriidassa, kiitos digitalisaation. Fiksun ratkaisun avulla työnantaja voi sekä säästää kuluissa että tarjota henkilöstöedut, jotka tekevät sen mitä niiden on tarkoitus: parantavat työntekijöiden hyvinvointia, joka palaa yrityksen menestykseksi.
Antti-Pekka Seikkula | Sales Director, ePassi Payments Oy