Se aika vuodesta, kun lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat vähintäänkin päivitetään, ellei jopa laadita alusta alkaen… Mistä aloittaisi, mistä löytäisi ajan niiden tekemiseen? Lainsäädäntö tuo suunnitelmille vähimmäisvaatimukset ja raamit. Toisaalta lainsäädäntö edellyttää myös yrityskohtaisen suunnitelman laatimista, sitä ”henkilökohtaistamista” juuri meidän tarpeisiimme. Mitä nämä tarpeet sitten tarkalleen ottaen ovat?
Aditrolla HR-järjestelmään kerätään paljon dataa useista lähteistä. Systemaattisesti ylläpidettynä tämä luo perustan henkilöstösuunnitelmienkin laatimiselle tai päivittämiselle. Perustiedot sukupuolijakaumasta saadaan monesti yksinkertaisten Excel-raporttien kautta graafeiksi pyöräyttämällä, mutta tämä voi viedä monesti aikaa. Suunnitelman työstämisestä voi tulla nykypäivän hektisessä työympäristössä valitettavan katkonaista, ”jatkan sitten kun on aikaa” -mentaliteetilla.
Tänä vuonna meillä Aditrolla henkilöstösuunnitelmien perustaksi otettiin Aditro HR:n Analytics-moduulin tuottamat valmiit raportit ja kaaviot. Nappia painamalla saadaan helposti sukupuoli- ja ikäjakaumat, henkilöstön sitoutumisasteet, sairauspoissaolot ja ylityötilastotkin. Tällainen data jos mikä on HR:lle kullanarvoista tietoa, ja nimenomaan juuri sitä faktapohjaa, jota lakisääteisen suunnitelman perusteellinen tekeminen vaatii. Millainen on yrityksen ikäjakauma? Onko korvausrekrytointeja tiedossa lähivuosina, tai onko kenties yrityksen knowledge management -prosesseihin panostettava enemmän? Millainen on sairauspoissaoloprosentti ja miten se on saattanut kehittyä? Ollaanko työterveyshuollon toimintasuunnitelman kanssa oikeilla jäljillä? Miltä näyttää yrityksen sukupuolijakauma, ja onko tiimeissä riittävästi diversiteettiä vai pitäisikö siihen erikseen panostaa? Ja mikä lienee henkilöstön tämänhetkinen vaihtuvuusaste?
HR:n koko rooli ja vuosittain tapahtuva suunnittelu on yhä enenevissä määrin faktapohjaista päätöksentekoa. Sitä varten HR tarvitsee kunnon työkalut henkilöstödatan ylläpitämiseen ja datan analysoimiseksi, ja tähän kaikkeen tarvitaan erityisen ketterää työkalua. Ei riitä, että HR-järjestelmä suoltaa pyydettäessä raportteja sopivaan tarkoitukseen muokattaviksi, vaan tarvittava analyysi on oltava saatavilla pelkällä napin painalluksella, vieläpä ajantasaisesti. Näin henkilöstöhallinto pystyy koska tahansa ottamaan katsauksen yrityksen tilanteesta, ja tarkastelemaan ajankohtaisia trendejä tismalleen haluamallaan aikajänteellä. Juuri tämän vuoksi Aditro HR Analytics -moduuliin on valmiiksi rakennettu juuri ne infograafit, joita HR ja yritysjohto tarvitsevat päivittäisessä työnteossaan ja strategisessa henkilöstösuunnittelussaan. Tänä vuonna henkilöstösuunnitelmien datan päivitys kävi Aditrolla nopeasti, mikä vapautti aikaa sen todellisen suunnitelman laatimiseen. Faktapohjaisesti.